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MOXIS in der Forschung.

Papier ist bekanntlich geduldig. Da machen die administrativen Abläufe einer der modernsten Universitäten Europas keine Ausnahme. Ob Antrag oder Anerkennungsbescheid – das Prozedere ist papierbasiert und von einem logistischen Aufwand geprägt, der Medienbrüche, Umwege über die Post und jede Menge Lauferei mit sich bringt:

Die einzureichenden Unterlagen müssen in Papierform vorbeigebracht werden, die ausgedruckten Bescheide werden handschriftlich unterzeichnet. Erst nach Vorlage des Studentenausweises kann der Bescheid bei der Koordinationsstelle abgeholt werden – oder er wird als Einschreiben postalisch zugestellt.

Dieses etwas zeitraubende Verfahren soll schon bald vollständig abgelöst werden. In einem Projekt hat die Karl-Franzens-Universität Graz gemeinsam mit XiTrust den Startschuss für die Digitalisierung administrativer Prozesse gegeben. Den Anfang macht die Geisteswissenschaftliche Fakultät. Unter ihrem Dach sind Studienfächer wie Germanistik, Musikwissenschaft und Amerikanistik untergebracht.

»Die Studierenden von heute sind mit einem digitalen Lifestyle aufgewachsen. Dem haben auch wir als Bildungsinstitution Rechnung zu tragen. Am Ende des Tages geht es um Effizienzsteigerung und die moderne Verwaltung so schlank wie möglich zu gestalten.«

Christian Marzluf

IT-Leiter, Karl-Franzens-Universität Graz

Digital wird original

Das Projekt nimmt den Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, der Prüfungsabteilung und den Studierenden Arbeit ab. Alle anfallenden Bescheinigungen können in der elektronischen Unterschriftenmappe MOXIS digital per Fernsignatur unterzeichnet werden, einzeln oder im Stapelverfahren. Neben der qualifizierten elektronischen Unterschrift ermöglicht MOXIS, dass eine Amtssignatur am Bescheid angebracht und der Bescheid nachweislich elektronisch zugestellt wird. Dies erfolgt durch die automatisierte Übergabe der Bescheide an einen elektronischen Zustelldienst.

Für  die  Universität  ergeben  sich  durch  MOXIS  erhebliche  Kostenvorteile.  Dies  beginnt  bei  der  Einsparung von Papier- und Druckkosten. Fehleranfällige  und  bremsende  Medienbrüche  können  vollständig vermieden werden. Durch die Beschleunigung der administrativen Pflichtübungen und die Vereinfachung in der Zustellung von Dokumenten, kann der Einsatz von Personal wesentlich effizienter geplant werden. Denn für die Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, das Dekanat und die Prüfungsabteilung  ebnet MOXIS  den  Weg  für schlankere  Prozesse:  Unterschriften  können  unabhängig von Ort und Zeit geleistet werden. Wenn es die Angelegenheit erfordert, auch parallel.

Die Lösung von XiTrust ermöglicht die rechtskonforme elektronische Unterschrift mit dem Komfort der Stapelsignatur sowie den rechtssicheren elektronischen Versand der Bescheide an die Studierenden. Alle Bescheide können nun als elektronische PDF-Dokumentation im Archivsystem der Uni Graz platzsparend und sicher aufbewahrt werden. Durch die Amtssignatur ist auch ein Ausdruck des Dokuments rechtsgültig. Eine umständliche und kostenintensive Archivierung von Papierdokumenten entfällt nun gänzlich. Auch die Studierenden profitieren: Der schnelle Prozessdurchlauf und die erhöhte Transparenz erleichtern das Studentenleben, die amtssignierten Bescheide können elektronisch vorlegt oder ausgedruckt werden – die Signatur behält ihre Gültigkeit.

Christoph Schomberg, Senior Editor bei XiTrust

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