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Papierloses Büro mit MOXIS.

Mit  Zahlungsfreigaben  ist  das  so  eine  Sache.  Bis  es  endlich  grünes  Licht  gibt,  vergeht  die  Zeit  und  der Überblick kann zwischenzeitlich schon mal verloren  gehen.  Zumal,  wenn  mehrere  Zeichnungsberechtigte  involviert  sind.  Gerade  Unternehmen  mit  mehreren  Niederlassungen  an  verschiedenen  Standorten  kennen  das  Problem  nur  zu  gut.  Sind  die  Vorgänge  zudem  noch  papierbasiert,  wird’s  richtig kompliziert. Die Freigaben wandern von Abteilung zu Abteilung, von Standort zu Standort, die Einsehbarkeit von Rechnungsdetails ist nicht immer vollständig  gewährleistet.  Kurz:  Die  Geduld  aller  Beteiligten wird auf eine ernste Probe gestellt.

Auch  für  die  Wohnbaugruppe  ennstal,  eine  der  größten und modernsten Wohnbaugenossenschaften Österreichs, führte bisher kein Weg an diesem mühsamen und zeitraubenden Hürdenlauf vorbei.  Bei  45.000  Verwaltungseinheiten  fällt  schließlich  eine  beträchtliche  Menge  an  Dokumenten  an.  Zwar  waren  diese  auch  bisher  schon  elektronisch  abrufbar.  Zur  Unterschrift  wurden  sie  jedoch  noch ausgedruckt, um nach Signatur wieder eingescannt und archiviert zu werden.

»Mit MOXIS ist es gelungen, Medienbrüche bei der Zeichnung von Zahlungsfreigaben vollständig zu beseitigen. Damit wurde für diesen umständlichen Prozess eine Lösung gefunden, die es uns nun ermöglicht, schneller, sicherer und vor allem mobil papierlos zu unterschreiben.«

Dir. Alois Oberegger

Vorstandsdirektor, Gem. Wohn- u. Siedlungsgenossenschaft ennstal

Alois Oberegger

Mit  der  Initiierung  der  digitalen  Unterschrift  von  Zahlungsfreigaben leistet die Wohnbaugruppe ennstal veritable Pionierarbeit. Gemeinsam mit XiTrust  wurde  der  Stein  zur  vollständigen  Digitalisierung bis dato papierbasierter Prozesse ins Rollen gebracht.

Die  Wohnbaugruppe  ennstal  nutzt  jetzt  alle  Vorteile  von  MOXIS.  Damit  sind  die  papierbasierte Unterschriftenmappe und zeitraubende Unterschriftenläufe abgeschlossene Kapitel der Unternehmensgeschichte. Mit der Stapelfunktion können mehrere Dokumente innerhalb weniger Minuten bequem von allen Vorständen gleichzeitig und rechtsgültig unterschrieben werden. Und zwar unabhängig  davon,  wo  sich  die  einzelnen  Zeichnungspflichtigen gerade aufhalten.

Die Signaturplattform wurde passgenau an die unternehmensinterne  IT-Infrastruktur  angedockt.  Mit  der  neuen  Lösung  verbucht  die Wohnbaugruppe ennstal  signifikante Kosteneinsparungen,  denn  bei  Zahlungsfreigaben  bedeutet Zeit tatsächlich auch Geld: Medienbrüche fallen nun vollständig weg.

Dokumente  müssen  zur  Unterschrift  nicht  mehr  ausgedruckt und wieder eingescannt werden, sondern können direkt digital archiviert werden. So erleichtert  MOXIS  den  Mitarbeitern  der  Wohnbaugruppe  ennstal  nicht  nur  die  Verwaltungsarbeit,  sondern  steht  gleichsam  für  Beschleunigung  und  Transparenz  aller  Prozesse  –  auf  dem  Weg  zum  papierlosen Büro.

Christoph Schomberg, Senior Editor bei XiTrust

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