Unternehmen, die häufig mit Freelancern arbeiten, sind bemüht, ein möglichst effizientes Vertragsmanagement aufzusetzen. Die Realität sieht anders aus: Die gängige Praxis ist noch immer von zahlreichen Medienbrüchen gekennzeichnet. Projektbezogene Verträge werden digital erstellt, ausgedruckt und dann – nicht selten auf dem zeitraubenden Postweg – an den Freelancer geschickt. Diese(r) unterzeichnet händisch und schickt das Vertragsdokument an den Auftraggeber zurück. Dort wird der signierte Vertrag wiederum eingescannt und in den digitalen Arbeitsprozess zurückgespielt.
Wird das Vertragsdokument per E-Mail verschickt, druckt es der Freelancer aus, unterschreibt es mit Kuli und mailt das neuerlich eingescannte Dokument an den Auftraggeber zurück.
Ein umständliches Verfahren, das Zeit kostet – und bei einem engen Projektzeitrahmen im Zweifel auch Geld. Nicht selten geht dieses konservative Verständnis von Vertragsmanagement auch auf Kosten der Sicherheit: Sensible Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, können „unterwegs“ von Dritten eingesehen und sogar verändert werden. Datenintegrität und -authentizität sind nicht gewährleistet.
Durchgängig digital
Immer mehr Unternehmen haben sich deshalb für die rechtssichere Fernsignatur entschieden, zum Beispiel der deutsche Personaldienstleister GULP, dessen Vertragsmanagement auf die Zusammenarbeit mit hochqualifizierten Freelancern abzielt. Hintergrund: Gerade die Kommunikation per Post ist bei Freiberuflern naturgemäß erschwert. Häufig arbeitet diese Berufsgruppe in Projekten abseits ihres eigenen Büros bei den Kunden vor Ort, sodass seltener Gelegenheit besteht, die Briefpost zu bearbeiten.
MOXIS macht es möglich
Unternehmen wie GULP nutzen deshalb MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe. Sie ist das maßgeschneiderte Tool, um das Vertragsmanagement vollumfänglich zu digitalisieren und abzusichern. Ausgestattet mit einer digitalen Identität, die per Video-Ident-Verfahren ausgestellt wird und den Antragssteller einmalig weniger als 10 Minuten Zeit kostet, können beliebig viele Dokumente per Fernsignatur qualifiziert elektronisch unterschrieben und sofort versendet werden. Insbesondere bei Freiberuflern kommt der zentrale Vorteil dieses Vorgehens zum Tragen: Mit dem elektronischen Unterschriftenverfahren werden Dokumente orts- und zeitunabhängig digital unterschrieben. So bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: das Projekt.
