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MOXIS in der Versicherungsbranche.

Die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA) ist das zweitgrößte Versicherungsinstitut Österreichs und zuständig für die Durchführung der Pensions- und Krankenversicherung aller selbstständig Erwerbstätigen. Das Budget der SVA belief sich im Jahr 2017 auf mehr als fünf Milliarden Euro. Für die anspruchsvollen Freigabeprozesse nutzt die SVA MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe.

Die Motivation, MOXIS in die Geschäftsprozesse zu integrieren, gründet auf sehr vielen schwarzen Mappen mit Dokumenten, die auf eine oder mehrere Unterschriften warten. Das klassische Prozedere: Die Mappen „wandern“ durch das Haus. Aufgrund der Verfügbarkeiten der Zeichnungsberechtigten vergehen da mehrere Stunden oder sogar Tage, bis ein Dokument per Unterschrift freigegeben ist und im Workflow seinen Weg weitergehen kann.

Herr Florian Egger

»Der große Vorteil der elektronischen Unterschriftenmappe ist sicherlich die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und ortsungebunden signieren zu können.«

Mag. Florian Egger

Abteilungsleiter Organisation & IKT, SVA

Ein System bringt Einsparungspotenzial

Die SVA suchte eine effiziente digitale Lösung für die Tagesroutine Zahlungsfreigaben. Nach internen Schätzungen geht es dabei um Auszahlungen an die Versicherten von durchschnittlich einer Million Euro pro Tag. Deshalb wurden intern Optimierungsmöglichkeiten  für  den  gesamten  Zahlungsfreigabeprozess  definiert. Vorher  hat  die  SVA  die Freigaben und die Zahlungsanweisungen mehrstufig  in  Papierform  zusammengetragen.  Die  Erfahrungen  entsprachen  aber  nicht  mehr  den  hohen  Qualitätsanforderungen, denn solche Prozesse sind im  operativen  Bereich  immer  mit  einem  gewissen Fehlerrisiko behaftet.

Um dieses Risiko zu minimieren, wurde eine mehrstufige Freigabe und Genehmigung erforderlich – ein zeitraubender und kostenintensiver Vorgang. Das hat sich mit MOXIS grundlegend gewandelt. Hier behält die SVA jederzeit die Übersicht über den Dokumentenstatus im Workflow. Für die SVA liegt der große Vorteil der elektronischen Unterschriftenmappe in der Möglichkeit, Dokumente jederzeit und ortsungebunden signieren zu können. Die MOXIS-App für das iPad macht das mobile Unterschreiben  zusätzlich  einfacher.  Außerdem  entfällt  ein  Großteil  des  logistischen  Aufwands,  der  entsteht,  wenn  Papierdokumente  zwischen  mehreren Zeichnungsberechtigten und somit Abteilungen physisch hin und her transportiert werden müssen. Die  SVA  schöpft  mit  MOXIS  weitere  Einsparungspotenziale  aus,  da  der  Papierausdruck  von  Dokumenten und Kopien für Ablagen komplett wegfällt: Der  gesamte  Prozess  kann  nun  digital  dargestellt  werden.

Für  die  IT-Verantwortlichen  liegt  ein  entscheidender Vorteil von MOXIS darin, dass das System offen ist für die Verarbeitung aus unterschiedlichen Quellen und Systemen. Management und Führungskräfte  erhalten  so  die Möglichkeit,  Freigaben  und  Unterschriften  langfristig  an  einer  zentralen  Stelle  zu  leisten,  wo vorher unterschiedliche Systeme bedient werden mussten.

Effizienter,  schneller,  sicherer  –  ein  kleiner, aber umso wichtigerer Baustein zur Weiterentwicklung der SVA-internen Arbeitsprozesse.

Christoph Schomberg, Senior Editor bei XiTrust

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