Die elektronische Signatur an der Med Uni Graz

Die elektronische Signatur an der Med Uni Graz
15 Jul 2020

Zimmer mit Aussicht

Die Medizinische Universität Graz arbeitet im Vertragsmanagement mit MOXIS. Arbeitsverträge mit Lehrkräften stehen dabei im Fokus.

Porträt von Sabine Suppan
Sabine Suppan
Ein wenig unscheinbar wirkt das Bürohochhaus direkt an der Mur in Graz. Im obersten Stockwerk ist das Büro von Sabine Suppan. Von hier hat man einen erstklassigen Blick über die Stadt. Als IT-Leiterin und Chefin der Organisationseinheit (OE) Informationstechnologie und Digitalisierung der Medizinischen Universität Graz braucht sie auch einen guten Überblick. „Der Ausblick hier ist schön. Leider habe ich nur selten Gelegenheit, aus dem Fenster zu schauen.“ Kein Wunder: Das Team der OE Informationstechnologie und Digitalisierung bietet für die gesamte Med Uni eine umfangreiche technische Infrastruktur an. Mit mehr als 2.500 Mitarbeiter*innen und über 4.000 Studierenden wird dem Team von Sabine Suppan so schnell nicht langweilig.

Sicherheit und Transparenz

„Ein Schwerpunkt meines Jobs ist es, gemeinsam mit dem Team nach neuen, effizienten Lösungen zu suchen und einzelne Prozesse immer wieder zu optimieren“, sagt die Technikerin. Ein Baustein dieser digitalen Optimierungsstrategie ist MOXIS. Die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren, löst für die Med Uni gleich mehrere Aufgaben. Da wäre zunächst die dezentrale Struktur der Fakultät, die bis zur Fertigstellung des Neubaus MED CAMPUS 2 in 2022 über verschiedene Standorte in der Stadt verteilt ist. „Wir hatten schon seit längerem die Herausforderung, dass Dokumente intern über die Hauspost oder über Botendienste vermittelt werden und – manchmal auch verloren gegangen sind. Eine Digitalisierung dieser Wege minimiert die Fehleranfälligkeit, schafft mehr Sicherheit und Transparenz“, sagt Sabine Suppan.

Die Arbeitsverträge mit den Lehrenden beschreiben eine noch etwas andere Dimension. Denn diese Klientel ist verstreut über die gesamte Steiermark. Darunter auch niedergelassene Ärzte, die oft nur einen kleineren Lehrauftrag haben. Viele von ihnen sind bisher persönlich im Bürogebäude an der Mur zum Unterschreiben von Arbeitsverträgen erschienen. „Wir haben ein enorm breites Spektrum im Vertragsmanagement. Durch die Möglichkeit einer elektronischen Unterschrift ist der Aufwand des Unterschreibens signifikant zurückgegangen“, erklärt Sabine Suppan. „Wir können das jetzt von überall machen.“

Kiloweise Vertragspost

Das Lehrvolumen reicht individuell von fünf Stunden im Jahr bis zur vollen Auslastung eines Uni-Professors. Bei 1.000 externen Lehrbeauftragten kommt einiges an Vertragswerk zusammen. Wie viele Verträge pro Jahr zu unterschreiben sind, umreißt Sabine Suppan so: „In Zeiten, als das alles noch postalisch lief, waren es doch einige Kilogramm, die in Umschlägen verschickt wurden. Die Frequenz ist im Vertragsmanagement der Med Uni so hoch, weil die Lehrenden ihre Verträge pro Semester bekommen. Und das ist jedes Mal ein neuer Vorgang, in dem ein Vertrag ausgestellt wird.“ Zweimal im Jahr bedeutet das auf analogem Weg eine wahre Herkulesaufgabe – auch weil von gültigen Arbeitsverträgen die gesamten Lehrpläne der Med Uni abhängen.

Der Startschuss für das MOXIS-Projekt fiel 2017. Es wurde zunächst in kleinen Projektgruppen vorbereitet. Seit 2019 werden die Verträge digital signiert. Das Team von Sabine Suppan plant aber bereits den weiteren internen Roll-out von MOXIS. „Als nächstes werden wir das Rektorat und die OE für Recht und Risiko mit der digitalen Signatur ausstatten. Dort fällt schließlich die Masse an Verträgen an, die zwischen der Med Uni und den einzelnen Forschungseinrichtungen geschlossen werden.“ Auch die Studierenden sollen von der elektronischen Signatur profitieren, wenn es zum Beispiel um die Anerkennung von Abschlüssen geht.

Neuer Med Campus
2022 ziehen alle Abteilungen unter ein Dach, auch die IT.

Goodies mitgeben

Die Möglichkeit von Hand zu unterschreiben will die Med Uni zunächst aber weiter anbieten. Für Sabine Suppan ein Auslaufmodell, sie sieht vielmehr eine wachsende Akzeptanz: „Wir machen die Erfahrung, dass alle, die die Handy-Signatur besitzen, sie dann auch über den Unibetrieb hinaus auslösen. Rechnungen bei der Krankenkasse, die Anmeldung bei FinanzOnline oder andere Dienste eines Amtes digital in Anspruch nehmen – das alles geht mit der E-Signatur ortsunabhängig. Das sind Goodies, die man den Leuten dann auch mitgeben kann“, freut sich die IT-Leiterin. Wenn alles nach Plan läuft, hat sie zwischendurch vielleicht auch mal wieder die Gelegenheit, den Ausblick aus ihrem Büro im unscheinbaren Hochhaus an der Mur zu genießen.