Vertragsmanagement mit Freiberuflern: Die Qualitäten der elektronischen Signatur

Vertragsmanagement mit Freiberuflern: Die Qualitäten der elektronischen Signatur
31 Mrz 2020

Personaldienstleister brauchen im digitalen Vertragsmanagement einfache und transparente Tools. Gefragt sind dabei vor allem Signaturlösungen, die die Vorgaben des Gesetzgebers erfüllen und gleichzeitig eine hohe Akzeptanz in der Zielgruppe aufweisen. Wie die GULP Information Services GmbH und GULP Consulting Services GmbH ihr Vertragsmanagement mit Freiberuflern durch XiTrust MOXIS umsetzt – auch in schwierigen Zeiten.

Stefan Thiede

Gastbeitrag von Stefan Thiede

Senior Legal Counsel bei GULP Information Services GmbH

Dass wir eine digitale Lösung für unsere Signaturvorgänge brauchten, wurde für GULP ab dem ersten Quartal des Jahres 2015 konkret. Gesucht haben wir nach einer Lösung, um alle Dokumente digital mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen.

Es stellte sich zum damaligen Zeitpunkt allerdings schnell heraus, dass in Deutschland nur wenige Unternehmen genau die Lösung anbieten konnten, die uns vorschwebte. Primär waren das Lösungen, die Außendienst-Kundenbetreuer*innen von Versicherern ermöglichte, Verträge beim Vor-Ort-Termin mit dem Kunden auf dem Mitarbeiter-Tablet digital zu unterzeichnen. Für unsere Praxis war das zu wenig.

Unsere Anforderung, dass nämlich unsere Freiberufler digital von überall auf der Welt ihren Projektvertrag elektronisch unterzeichnen können, erfüllte nur XiTrust. So fiel die Entscheidung für XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe.

Implementierung ab 2016

Ab 2016 wurde XiTrust MOXIS dann aktiv in unsere Systeme implementiert. Im Prozess vorgesehen war zu Beginn explizit die Möglichkeit, eine qualifizierte digitale Signatur (QES) zu leisten. Fehlte nur noch die digitale Identität der Unterzeichnenden. Die dazu notwendige Registrierung konnte mithilfe eines Video-Ident-Verfahrens durch den XiTrust-Partner WebID Solutions GmbH effizient umgesetzt werden. Bis Mitte des Jahres 2019 hatten sich 20 Prozent aller unserer sich im Projekt befindlichen Freiberufler für diese elektronische Signatur registriert – eine Quote, mit der wir noch nicht zufrieden sein konnten.

Um die Zahl der Freiberufler, die digital unterzeichnen können, signifikant zu erhöhen, haben wir im September 2019 für die Geschäftsstelle München und im Oktober 2019 für die Geschäftsstelle Hamburg entschieden, den Prozess von der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) für die Freiberufler auf die einfache elektronische Signatur, die Standard elektronische Signatur (SES) umzustellen. Bis Dezember 2019 wurde dann für alle GULP-Geschäftsstellen innerhalb Deutschlands der Prozess konsequent auf die SES umgestellt. Der Erfolg ließ nicht lange auf sich warten: Inzwischen nutzen 90 Prozent unserer aktuell im Projekteinsatz befindlichen Freiberufler die SES. Das sind aktuell 3.000 Experten!

Die Entscheidung, von der QES auf die SES umzustellen, hatte gute Gründe: Eine QES ist für unsere formfreien Freiberufler-Projektverträge aus rechtlicher Sicht nicht zwingend erforderlich, sondern obliegt der Dispositionsfreiheit der Parteien. Eine SES gemäß § 127 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist ohne Video-Ident-Verfahren möglich und genügt den Anforderungen der Personaldienstleistungsbranche, soweit nicht andere Vertragsformen, wie etwa eine Arbeitnehmerüberlassung, gewählt werden.

Unterschiedliche Beweiskraft

Wohlgleich sind die Unterschiede hinsichtlich der Beweiskraft zwischen der QES und der SES zu beachten. Wenn wir vom Freiberufler Leistungen aufgrund vertraglicher Vereinbarungen fordern oder sonstige Ansprüche geltend machen wollen, wie dies beispielsweise Mängelrechte, Schadensersatz oder Vertragsstrafen darstellen, tragen wir die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass der Freiberufler sich uns gegenüber zur entsprechenden Leistung verpflichtet hat: Für den Fall, dass der Freiberufler bestritte, dass das elektronische Dokument von ihm stammt, müsste GULP beweisen, dass das elektronische Dokument tatsächlich vom Freiberufler unterzeichnet wurde.

Im Gegensatz zur QES kommt einem mit einer SES versehenem elektronischem Dokument nicht dieselbe Beweiskraft zu. Ein mit einer SES versehenes Dokument bietet nur einen Augenscheinsbeweis dafür, dass die in ihm enthaltenen Erklärungen vom Absender stammen. Die Identität des Ausstellers wird dabei indessen nicht dokumentiert. Ein Augenscheinsbeweis nach § 371 der Zivilprozessordnung (ZPO) ist ebenso als Beweismittel vor Gericht zugelassen, unterliegt jedoch im Gegensatz zu einer Urkunde mit einer QES der freien Beweiswürdigung des Richters. Im Rechtsstreit käme es also darauf an, ob das Gericht die SES als tatsächliche Unterschrift des Freiberuflers würdigt. Bei einem mit einer QES versehenem elektronischen Dokument hingegen handelt es sich um einen Urkundenbeweis, der einen rechtsgültigen Beweis für die enthaltenen Erklärungen darstellt.

Geringes Risiko

Hier könnte man eventuell zu dem Schluss kommen, dass die SES in Vertragsfragen ein Risiko darstellt. Nach unserer Erfahrung ist das tatsächliche Risiko, dass ein Freiberufler bestreitet, einen Vertrag digital unterzeichnet zu haben und wir deshalb einen wirksamen Vertragsschluss nicht nachweisen können, als sehr gering einzuschätzen. Denn der MOXIS-Account des Freiberuflers ist grundsätzlich passwortgeschützt. Deshalb überwiegen auch ohne QES die Vorteile eindeutig.

Vorteile digitales Vertragsmanagement

Durch die Einführung eines vollständig digitalen Prozesses mit XiTrust MOXIS für alle Freiberufler-Verträge ergeben sich für GULP die folgenden konkreten Vorteile:

1. Entlastung des Vertragsmanagements: Reduzierung der Personalkosten

Das Vertragsmanagement in unseren fünf Geschäftsstellen wird in zeitlicher Hinsicht enorm entlastet. Ausdruck und Konfektionierung der Verträge sowie das Nachhalten des Postrücklaufs entfallen. Der Zeitaufwand für die klassische Vertragsbearbeitung mit postalischem Versand beträgt pro Vertrag ca. 10 Minuten, der Zeitaufwand bei Verwendung von MOXIS pro Vertrag nur noch ca. 1,5 Minuten. Pro 1.000 Verträge ergibt sich dadurch eine Einsparung von ca. 18 Manntagen (MT). Gegenwärtig werden jährlich etwa 12.000 Dokumente verarbeitet, so dass sich eine jährliche Einsparung von ca. 216 MT ergibt, was ca. 40.000 EUR entspricht.

2. Entlastung der Rechtsabteilung

Auch die Rechtsabteilung, die für die Unterzeichnung der Freiberufler-Verträge zuständig ist, wird zeitlich signifikant entlastet. Statt einer handschriftlichen Unterzeichnung durch jeweils zwei Mitarbeiter der Rechtsabteilung nach dem Vier-Augen-Prinzip, erfolgt nunmehr die Unterzeichnung durch zwei Legal-Mitarbeiter mittels QES per Stapelverarbeitung.

3. Kostenreduktion bei Porto und Verbrauchsmaterial: Umweltschonung

Die Kosten für Porto, Rückporto sowie Verbrauchsmaterial (Papier, Toner, Versandtaschen, Ösen) entfallen vollständig, so dass sich hier eine jährliche Einsparung von etwa 40.000 EUR ergibt. Auch unter Umweltaspekten wird eine Ressourcenschonung erreicht, da auf den Ausdruck von mehreren Hunderttausend Seiten Papier pro Jahr verzichtet werden kann.

4. Verkürzung der Prozessdauer

Die Prozessdauer verkürzt sich erheblich, die Verträge liegen in kürzester Zeit unterzeichnet vor. Der klassische Versand per Briefpost dauert innerhalb Deutschlands mindestens einen Tag bis zum Empfänger und einen weiteren Tag bis zum Absender zurück. Die Postlaufzeiten, um Empfänger innerhalb Europas oder auch in anderen Teilen der Welt zu erreichen, sind noch deutlich größer. Ein Beispiel wäre hier die Zustellzeit für Argentinien, die pro Richtung etwa 8 bis 12 Werktage beträgt! Hier sind Sonntage, Feiertage und die Abwesenheit des Freiberuflers vom Zustell-Ort noch gar nicht mit berücksichtigt.

5. Keine Medienbrüche: Orts- und zeitunabhängige Unterzeichnung

Es werden Medienbrüche verhindert, der Freiberufler erhält den Vertrag innerhalb weniger Minuten an jedem Ort der Welt und kann diesen mit MOXIS elektronisch sofort unterzeichnen. Gerade dann, wenn sich der Freiberufler in einem Projekt befindet und nicht die Möglichkeit hat, Briefpost entgegenzunehmen oder einen Vertrag auszudrucken, ist die elektronische Unterzeichnung von enormem Vorteil: Zur Unterzeichnung und Rückübermittlung an den Absender sind lediglich ein MOXIS-Account und eine Internetverbindung erforderlich.

6. Verbesserung des Kundenservices

Der Kundenservice wird verbessert. Durch den schnellen Vertragsschluss mit dem Freiberufler sind wir in der Lage, Kundenverträge schneller zu bestätigen. Außerdem werden Fälle, in denen aufgrund von Dringlichkeit und Unaufschiebbarkeit eines Projekts ein Freiberufler ohne gültigen Vertrag zu leisten beginnt, deutlich minimiert.

7. Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit durch dezentrales Signieren

Da sämtliche Dokumente orts- und zeitunabhängig und damit dezentral signiert werden können, kann die Ausfertigung und Verwaltung von Verträgen auch in Krisenzeiten ohne jede Einschränkung aufrechterhalten werden. Derzeit befinden sich nahezu alle unsere Mitarbeiter wegen der Auswirkung durch den Ausbruch von Sars-CoV-2 („Corona-Virus“) im Homeoffice, können jedoch die Vertragsabwicklung genauso gut erledigen als wären sie vor Ort im Büro. Würde die Vertragsabwicklung immer noch auf bedrucktem Papier erfolgen, wäre eine Bearbeitung via Homeoffice nicht möglich.

8. Fazit und Ausblick

Wir als GULP sind nicht zuletzt auch in der gegenwärtigen schwierigen Situation durch die Virus-Pandemie froh, dass wir uns schon zu einem frühen Zeitpunkt dafür entschieden haben, unser Vertragsmanagement zu digitalisieren und diesen Prozess in Richtung der Freiberufler bereits vollständig umgesetzt haben. So können wir heute einen enormen Zeitvorsprung darstellen. Alle aufgeführten Vorteile sowohl für die Kunden, die Freiberufler und auch unsere internen Mitarbeiter, sprechen hier für sich. Wir hoffen, dass die Digitalisierung auch in Richtung der Kundenverträge weiter voranschreitet und zukünftig vollständig auf Verträge in Papierform verzichtet werden kann.


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