Entscheidungen zentral treffen – raus aus dem digitalen Stress

Entscheidungen zentral treffen – raus aus dem digitalen Stress
23 Mrz 2018

Unternehmen durchlaufen derzeit den Prozess der digitalen Transformation. Das bedeutet, dass Vorgänge, die bis dahin analog abgewickelt worden sind, nun ihr digitales Pendant finden. Das ist ein komplexer Wandlungsprozess, der nicht selten mit Reibungsverlusten in den täglichen Arbeitsabläufen verbunden ist. Hier empfiehlt sich Konsequenz. Nichts ist mühsamer, als ständig zwischen digitaler und analoger Arbeitsweise zu switchen. Ein prominentes Beispiel sind signaturpflichtige Prozesse. Da geht es um Verträge, Freigaben, Zahlungsanweisungen und vieles mehr. All diese Vorgänge sollen am besten gleichzeitig und sofort geschehen. Die dazu benötigten Entscheidungen inklusive. Die Businesswelt verlangt erfolgreichen Unternehmen immer mehr ab.

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Entscheidend ist bei der Umsetzung des digitalen Live-Business das passende Werkzeug. Ein Werkzeug wie XiTrust MOXIS. Die elektronische Unterschriftenmappe arbeitet mit der Fernsignatur und ermöglicht die komplette Digitalisierung aller Signaturprozesse eines Unternehmens, intern wie extern. Dabei dockt MOXIS mit größter Anpassungsfähigkeit an bestehende Systeme an. Mit XiTrust MOXIS lassen sich alle Dokumente qualifiziert elektronisch signieren. MOXIS erbringt diese Leistung sogar standardmäßig. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist genauso rechtsgültig wie eine handschriftliche. XiTrust MOXIS ist gleichzeitig ein zentrales Entscheidungstool. Es nimmt Ihnen Entscheidungen zwar nicht ab, dafür werden diese an einer Stelle im System gebündelt und es macht den Entscheidungsprozess innerhalb eines Signaturvorgangs sichtbar sowie für alle beteiligten Personen nachvollziehbar.

Aber der Reihe nach.


Die qualifizierte elektronische Signatur …

Was ist denn eigentlich eine elektronische Signatur? Grundsätzlich gilt, dass mit einer elektronischen Signatur, kurz E-Signatur, elektronische Daten über ein Zertifikat mit einer Unterschrift versehen werden können. Hier wird unterschieden zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen . Während erstere hauptsächlich für unternehmensinterne Prozesse genutzt werden, bei denen juristische Belastbarkeit nicht im Zentrum steht, zeichnet sich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) eben gerade dadurch aus: Man kann nicht höherwertig unterschreiben. Das wesentliche Merkmal der QES ist die Datenverbindlichkeit: Es ist jederzeit gesichert, von wem die übermittelten Daten stammen und dass sie „unterwegs“ nicht verändert worden sind, wie das beispielsweise bei normalem E-Mail-Verkehr nicht immer gesichert ist. Man fasst dies unter den Schlagworten Datenauthentizität und Datenintegrität zusammen.

Dass das so ist und die elektronische Signatur die handschriftliche ablösen kann, dafür ist innerhalb der Europäischen Union mit der eIDAS-Verordnung die passende rechtliche Richtschnur geschaffen worden. Das heißt unter anderem, dass qualifizierte elektronische Signaturen überall in der EU anerkannt werden müssen, wenn das zugrundeliegende Zertifikat von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter stammt – notfalls einklagbar. MOXIS ist eIDAS-konform!


… in Form der Fernsignatur …

Bei der Fernsignatur wird der elektronische Signaturvorgang über das Mobiltelefon ausgelöst.Die Möglichkeit der Unterschrift per Fernsignatur ist in Österreich so etabliert wie in keinem anderen Land der EU. Ein aktuelles Beispiel belegt das: Bei der Unterschriftensammlung zum Volksbegehen „Don’t Smoke“, bei dem es um das generelle Rauchverbot in der Gastronomie geht, nutzten die TeilnehmerInnen verstärkt die Möglichkeit der Fernsignatur, in Österreich als „Handy-Signatur“ bekannt. Auf diese Weise eine rechtsverbindliche Unterschrift zu leisten bezeichnet einen zukunftsweisenden Trend, wenn man bedenkt, dass durch die neuen Möglichkeiten im e-Government Aspekte der politischen Teilhabe ebenso abgedeckt sind wie klassische behördliche Vorgänge.


… durch eine digitale Identität

Um die Möglichkeit der Fernsignatur unabhängig von einem österreichischen Wohnsitz (nötig für die Austellung der „Handy-Signatur“) zu nutzen, bietet XiTrust gemeinsam mit dem Vertrauensdiensteanbieter und Partnerunternehmen A-Trust den Service xIDENTITY an. Denn die Voraussetzung für die rechtssichere elektronische Signatur ist immer eine entsprechende Authentifikation, das Resultalt ist zertifizierte digitale Identität. Um sie zu erlangen, vermittelt xIDENTITY ein Video-Ident-Verfahren, für das zehn Minuten Zeit, ein gültiges Ausweisdokument und Webcam-Zugang ausreichen. Am Ende erhält der User per SMS eine TAN zur Aktivierung und er kann sein persönliches Signaturpasswort festlegen. Die so erlangte Fernsignatur ist fünf Jahre gültig und kann für alle Signaturvorgänge innerhalb eines Unternehmens aber auch privat, etwa bei Kreditverträgen ausgelöst werden.

Mit der Fernsignatur allein ist es allerdings nicht getan.


E-Signatur und die digitale Transformation im Unternehmen


  • Wie integriert man diese moderne Form des Signierens in die Prozesse eines Unternehmens?
  • Wie berücksichtigt man dabei bereits bestehende Prozesse?
  • Wie schafft man es, dass nicht alles umgekrempelt werden muss, um die Möglichkeit des elektronischen Signierens sofort nutzbar zu machen?
  • Wie lässt sich ein Signaturprozess möglichst einfach abbilden?

Die Antwort auf diese Fragen ist XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe.

Das Dashboard von XiTrust MOXIS, die Workflow-Lösung für die E-Signatur in Unternehmen

Einmal mit Fernsignatur ausgestattet, kann sofort die gesamte Bandbreite von MOXIS genutzt werden. Das positive Feedback der XiTrust-Kunden ist nicht zuletzt deshalb so aussagekräftig, weil MOXIS in allen Branchen zu Hause ist – von der Pharmaindustrie, Personaldienstleister, Gesundheitsbereich, Behörden, Handwerk, Bauwesen, soziale Einrichtungen, um nur einige zu nennen. Sie profitieren von der Anpassungsfähigkeit an individuell definierte Unternehmensprozesse. Beispiel automatische Workflows und Prozesse: Man kann in MOXIS jeden Auftrag manuell anlegen, oder einfach bestimmte Prozesse vorkonfigurieren. Die adressierten Personen werden dann automatisch zur Unterschrift eingeladen.


Maximale Integrationsfähigkeit

Mit Word2MOXIS können Unterschriftenprozesse direkt in MS Word gestartet werden.Das ist die gute Nachricht für alle IT-Verantwortlichen: MOXIS passt sich Ihrem bestehenden System an und nicht umgekehrt. Die perfekte Integration in Drittsysteme zeigt sich am Beispiel Word2MOXIS: Damit lässt sich alles, was MOXIS kann, schon beim Erstellen eines Word-Dokuments durchführen – ohne die Oberfläche von Word verlassen zu müssen! Das gilt auch für jedes andere gängige dokumentenerzeugende oder -verarbeitende System wie SAP, SharePoint oder andere ERP-Systeme. MOXIS ist dabei standardmäßig keine Cloud-Lösung, sondern wird als unternehmensinternes Webservice gehostet. So ist gewährleistet, dass sensible Dokumente niemals die Grenzen der hauseigenen IT-Infrastruktur verlassen. Wenn man MOXIS jedoch nicht direkt im Unternehmen hosten will oder kann, wird diese Anforderung mit einer Cloud-Variante abgedeckt, ohne dabei Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.

Die große Integrationsfähigkeit von MOXIS ist das Ergebnis von anderthalb Jahrzehnten Erfahrung. Keine Unterschriftenmappe ist erfahrener, keine kennt mehr Branchen. MOXIS ist die Workflow-Lösung für die Implementierung der E-Signatur in Unternehmen! Der starke Praxisbezug stand bei der Entwicklung von MOXIS für XiTrust immer im Mittelpunkt. Das Zitat eines Kunden bringt es auf den Punkt: „Die anderen (Anbieter, Anm.) sprechen zwar unsere Sprache, aber sie verstehen uns nicht!“


Platzhalter, die mehr können

In genau diesem Kontext ist auch das ausgereifte Platzhalterkonzept von MOXIS entstanden. Über den Platzhalter kann man auswählen, wo die Unterschrift später am Dokument zu sehen ist. Man kann ein Unterschriftenbild hochladen oder einfach direkt in MOXIS einen individuellen Schriftzug hinterlegen. Der Platzhalter kann nicht nur einer bestimmten Person, sondern auch einer Funktion wie z.B. Geschäftsführer oder einer bestimmten Abteilung zugeordnet sein.

Der Platzhalter zeigt an, wo die Unterschrift hingehört und verwandelt sich nach erfolgter Signatur in das Unterschriftenbild.

Der praktische Vorteil dieses Platzhalterkonzepts: Bereits durch die Auswahl eines entsprechenden Platzhalters kann automatisch ein bestimmter Workflow angestoßen werden. Diese Auswahl muss nicht jedes Mal neu erfolgen, sondern kann für den jeweiligen Prozess vorab definiert und als Vorlage gespeichert werden.


Entscheidungstool MOXIS

Warum wurde XiTrust MOXIS eingangs als Entscheidungstool bezeichnet? MOXIS bildet parallele und sequentielle Unterschriftenprozesse ab und konfiguriert diese – und zwar in jeder erdenklichen Kombination.

In XiTrust MOXIS können parallele und sequentielle Unterschriftenprozesse abgebildet werden.Es ist ganz einfach möglich, die verschiedenen Entscheidungsebenen innerhalb eines Signaturvorgangs zu definieren: Zu Beginn des Signaturprozesses wird festgelegt, in welcher Reihenfolge ein Dokument signiert zu sein hat, damit der dazugehörige Arbeitsprozess angestoßen und durchgeführt werden kann. Das funktioniert intern, es ist gleichzeitig aber ganz einfach, externe Signaturen hinzuzufügen.

Ein Beispiel aus der Praxis mag dies veranschaulichen: Der Personaldienstleiter GULP, der zur Randstad-Gruppe gehört, arbeitet seit 2018 erfolgreich mit MOXIS (Case Study ansehen). Das Kerngeschäft der GULP besteht im Zusammenführen von Arbeitgebern und hochqualifizierten Freelancern. Bevor ein unterschriftsreifer Arbeitsvertrag an den Freelancer herausgeht, ist dieser intern von mindestens zwei Personen mit MOXIS unterschrieben worden. MOXIS bietet jetzt im letzten Schritt nun die Möglichkeit, dass der Freelancer Zugriff auf die elektronische Unterschriftenmappe hat, um die letzte noch fehlende Signatur zu setzen.


Papierlose Stapel

Da sich solche Arbeitsverträge bei Personaldienstleistern im Wortsinne stapeln, können in MOXIS beliebig viele solcher Verträge auf einmal unterschrieben werden. Ein einziger Signaturvorgang reicht als, um zum Beispiel 30 Verträge in derselben Sekunde zu signieren und damit rechtsgültig werden zu lassen. Was auf dem Postwege schon mal Wochen dauern kann, zumal wenn eine der Unterschriften aus Übersee kommt, kann mit MOXIS – nicht nur bildlich gesprochen – in Sekunden abgefackelt werden.

Die Zeitersparnis, die mit dieser Stapelsignatur einhergeht, liegt auf der Hand. Die elektronische Signatur macht sinnlose Medienbrüche gleichsam überflüssig: Die durchgängige Digitalisierung lässt den papiergebundenen Vorgang Ausdrucken-Unterschreiben-Einscannen zu einer historischen Randnotiz verblassen. Manchmal beginnt das Live-Business der digitalen Transformation schon mit dem spurlosen Verschwinden von Papier.

Mit XiTrust MOXIS treffen Sie immer die richtige Entscheidung.

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