Post modern

Post modern
02 Nov 2020

Partner Story :::output.ag

Wie lässt sich der Austausch von Dokumenten – noch dazu rechtsgültig signiert – verbessern? Der XiTrust-Partner :::output.ag hat mit dem :::bitkasten die digitale Variante des Briefkastens mit einer für den Empfänger lebenslang nutzbaren Archivablage für alle Dokumente geschaffen – mit und ohne elektronischer Signatur.

Briefträger hatten es nie leicht. Die Urahnen der Branche schleppten mit Keilschrift behauene Tontafeln durch das alte Ägypten, um Herrscher wie Echnaton auf dem Laufenden zu halten. Ihre modernen Nachfahren trugen bei Wind und Wetter zwar vorwiegend Papier aus, waren dann aber immer wieder auch leidgeprüfte Zielscheibe überambitionierter Wachhunde. Zwischen diesen beiden Berufsalltagen liegen Jahrtausende. Am Kern der Idee „Post“ hat sich indessen nichts geändert: Post wird schließlich immer dann notwendig, wenn sich Empfänger und Absender eines Dokuments nicht am selben Ort befinden. Mit der elektronischen Post, auch E-Mail genannt, entstand ein grundlegendes Problem: Das technische Protokoll SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) funktioniert zunächst wie die Post, ist aber per se nicht sicher.

Mit dem :::bitkasten, der als Cloud-Lösung zur Verfügung steht, hat der XiTrust-Partner :::output.ag aus Nürnberg das digitale Pendant zum Briefkasten geschaffen. „Der :::bitkasten überführt die Postidee in das digitale Zeitalter“, sagt :::ouput.ag-Vorstand Rainer Weissert. Das Prinzip dahinter ist denkbar einfach: Unternehmen können ihre Briefpost digitalisiert mit einer sicheren End-to-End-Verschlüsselung versenden. Absender und Empfänger verwalten und archivieren alle Dokumente zentral mit :::bitkasten. Für die ortsunabhängige Nutzung laden sich Empfänger die kostenlose :::bitkasten APP bequem auf ihr Mobiles Gerät. Jeder Nutzer verfügt über ein persönliches revisionssicheres Archiv – welches unabhängig von Versendern lebenslang zur Verfügung steht.

Brieftauben

Gerade was die Kommunikation mit unternehmensexternen Personen betrifft, gibt es, so Weissert, noch enormen Nachholbedarf: „Unternehmensintern ist die Digitalisierung schon weit vorangeschritten. Geht es aber um die Kommunikation mit Externen, werden noch immer Brieftauben losgeschickt“, berichtet Weissert. Für die Arbeit im Homeoffice kommt der nach-vollziehbaren, digitalen Postkom-munikation eine wichtige Bedeutung zu. Der Versand von Dokumenten, Formularen und die Freigabe von Prozessen erfolgt in gleichbleibender Qualität, egal ob aus einem Firmenbüro oder im Homeoffice.
Entscheidend für die Nutzung des :::bitkasten ist nicht die E-Mail-, sondern die Briefpostadresse. Aus gutem Grund: „Diese Adresse ist auch im digitalen Zeitalter die am besten gepflegte Empfängeradresse. Das gilt gleichermaßen für Bürger im Kontakt mit Behörden, für Unternehmen im Endkundengeschäft, aber auch für interne Nutzungszwecke im Bereich Human Resources“, erläutert Rainer Weissert, der in Personalunion als Chief Customer Officer der :::output.ag die optimale Anpassung an Kundenbedürfnisse steuert.

Missing Link MOXIS


Rainer Weissert,
Vorstand der :::output.ag

Durch die Integration von MOXIS in die Kommunikationslösung :::bitkasten können sämtliche Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert verschickt werden. „MOXIS ist für uns so etwas wie ein Missing Link. Diese Option rundet das Gesamtpaket ab“, sagt Rainer Weissert. „Wichtige Dokumente verlangen per Gesetz eine rechtsgültige Unterschrift. Durch MOXIS bleibt unseren Kunden der übliche Aufwand für das Unterschreiben papiergebundener Dokumente erspart. Eine kompakte, sehr smarte Lösung!“
Integriert ist im digitalen Briefkasten zusätzlich die Option, Dokumente aus dem :::bitkasten auf herkömmlichem Wege mit der papiergebundenen Briefpost zu versenden. Weissert: „Wir gewährleisten eine hundertprozentige Zustellungssicherheit. Wenn ein Empfänger ein Dokument nicht digital verarbeitet, wird es nach einer festgelegten Frist alternativ auf dem Postwege befördert.“
Mit dem :::bitkasten startet die Postidee in ihre digitale Zukunft. Während überambitionierte Wachhunde entspannt in der Sonne dösen, können ihre Halter bequem ihre ein- und ausgehende Post bearbeiten – die nun endgültig ohne Tontafeln und Papier auskommt.


Zentrale Use Cases:


Drei Personen an einem Tisch die ein Einstellungsgespräch führen

Human Resources

Je größer die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens, desto dynamischer seine Personalentwicklung. Das bedeutet einen erheblichen Verwaltungsaufwand für alle zu signierenden Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Kündigungen aber auch für allgemeine Dokumente wie etwa Lohnabrechnungen, Pensionsfonds oder Informationsschreiben. „Die Idee dahinter ist, den gesamten Dokumentenaustausch ab dem Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses eines neuen Mitarbeiters – bis zu dessen Rente – zu digitalisieren. Der :::bitkasten wird hier zum zentralen Mitarbeiterarchiv eines Unternehmens. Wir machen die Erfahrung, dass immer mehr Unternehmen bei Human Resources von Beginn an auf Digitalisierung setzen“, sagt Rainer Weissert. Als unterstützender Aspekt kommt hinzu, dass in Deutschland inzwischen über 65 Millionen Personalausweise und 10 Millionen Aufenthaltstitel mit einer eID ausgestattet sind. Damit wird die Nutzung des :::bitkasten auf einfache und praktikable Weise möglich.


Mann mit Brille der auf einen Bildschirm schaut

MOXIS-Anwender

Unternehmen, die bereits mit MOXIS arbeiten, können durch die Integration des :::bitkasten in kürzester Zeit sichere Kommunikationswege für alle elektronisch signierten Dokumente etablieren und für den Endnutzer eine lebenslang verfügbare Archivablage bereitstellen. Mit der Archivfunktion werden die Backoffice-Bereiche entlastet, da weniger Dokumentkopien von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitern angefordert werden. „Unsere Anwender erhalten mit dem :::bitkasten eine zentrale Plattform, die alle Signaturprozesse miteinander vernetzt. In Kombination mit MOXIS wird der :::bitkasten zu einer Prozessplattform, die den Austausch signaturpflichtiger Doku-mente – intern und extern – miteinander verknüpft“, sagt Rainer Weissert.


Eine Kassa in einem Lokal

Endkunden

Ob es der Kontakt mit Behörden ist oder das klassische Endkundengeschäft: Die Installierung eines persönlichen Dokumentenarchivs mit dem :::bitkasten verschafft beiden Seiten jederzeitige Übersicht über den erfolgten Austausch von Dokumenten. „Wer jemals einen Leasingvertrag für ein Auto abgeschlossen hat, weiß, wieviel Papierkrieg damit verbunden ist“, sagt Vorstand Weissert. „Eine Vielzahl der dabei aufkommenden Dokumente bedarf aus rechtlichen Gründen mehrerer Unterschriften, bis endlich der neue Wagen angelassen werden kann.“ Auf analogem Wege ist das ein mühsames Unterfangen. Dasselbe gilt für Lastspitzen bei Bestellungen.