Schnell, rechtssicher und grün.

Der Austausch von Dokumenten – noch dazu rechtsgültig signiert – mittels analogem Postversand ist so schnell nicht wegzudenken. Zumal Alternativen oft nicht die volle Anerkennung erfahren oder unsicher sind. Wie lässt sich die Briefkommunikation dennoch nachhaltiger, smarter und vor allem rechtssicher gestalten? Der XiTrust-Partner bitkasten AG hat mit dem bitkasten die digitale Variante des Briefkastens entwickelt. Jegliche Post – mit und ohne elektronische Signatur – kann empfangen, gelesen und lebenslang archiviert werden.

Der klassische Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es um das Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.
 
Mit dem bitkasten, der als Cloud-Lösung zur Verfügung steht, hat der XiTrust-Partner bitkasten AG aus Nürnberg das sichere und DSGVO-konforme digitale Pendant zum Briefkasten geschaffen. „Wir haben das Modell des klassischen Briefkastens und Postversands in die moderne Welt überführt. Empfänger bekommen mit dem bitkasten einen digitalen Briefkasten für die Briefkommunikation aller Versender als Alternative zur klassischen Post. Und dies ohne E-Mail und unterschiedlichen Portalen mit Passwörtern je nach Absender.“, so Iris Hagemann, Leiterin Business Development bei der bitkasten AG.
 
Die Durchführung ist denkbar einfach: Die Briefpost wird anhand der postalischen Adresse digital und DSGVO-konform zugestellt. Dies reduziert Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt. Der Empfänger greift via mobiler App oder Webzugang auf die Post zu. Hier identifiziert er sich mit dem elektronischen Personalausweis oder einer eindeutigen Kennung wie die Personalnummer. Im bitkasten kann er dann die erhaltenen Dokumente digital abrufen, im Langzeitarchiv speichern oder herunterladen. Sollte ein Empfänger seine Post im digitalen Briefkasten nicht abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So wird sichergestellt, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird. Gleichzeitig werden die natürlichen Ressourcen geschont, denn es wird nur noch das gedruckt, was nicht digital zugestellt werden kann.
 
Für den Versender ist ein Return-on-Investment in wenigen Monaten und eine sichere Umsetzung innerhalb von Wochen wichtig. Durch die Verwendung des bestehenden Druckdatenstroms erfolgt die Implementierung ganz ohne langwieriges und kostenintensives IT-Projekt und kann bereits in vier Wochen umgesetzt werden. 

Prozesse intelligent digitalisieren


Die Digitalisierung der Briefkommunikation ist aber nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer nachhaltigeren und effizienteren Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Bürgern. Weitere Optimierung der Produktivität und Prozesskosten erfahren Unternehmen durch die Digitalisierung von papierbezogenen unternehmensinternen Prozessen und die digitale Vertragsabwicklung. So werden aus dem Versand von dummen, analogen Dokumenten intelligente und digitale Prozesse und Workflows.

Durch die Integration von MOXIS im bitkasten können sämtliche Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert verschickt werden. „Mit MOXIS haben wir eine Antwort auf die Anforderungen unserer Kunden.“, sagt Iris Hagemann. „Wichtige Dokumente verlangen per Gesetz eine rechtsgültige Unterschrift. Durch MOXIS bleibt unseren Kunden der übliche Aufwand für das Unterschreiben papiergebundener Dokumente erspart. Eine kompakte, sehr smarte Lösung!“

»Mit MOXIS haben wir eine Antwort auf die Anforderungen unserer Kunden.«

Iris Hagemann,

Leiterin Business Development der bitkasten AG

Use Case: Digitalisierung mitarbeiterbezogener Prozesse

Mitarbeiter erhalten Ihre Gehaltsabrechnungen digital und können sie direkt in Ihrem bereitgestellten Archiv speichern. Der HR-Bereich stellt innerhalb von Tagen einen digitalen Service z.B. für Urlaubsanträge, Job-Tickets etc. zur Verfügung. Interne Kommunikation erreicht auch die gewerblichen Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail und Intranet-Zugang.

Informierte und zufriedene Mitarbeiter sind maßgeblich für den Erfolg des Unternehmens. Je größer die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens, desto dynamischer seine Personalentwicklung und wichtiger die Kommunikation. Doch nicht immer haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf E-Mail oder das Intranet. Daher gilt es neue Wege zu bestreiten, um den Streuverlust beispielsweise vom „Schwarzen Brett“ zu reduzieren. Mit dem bitkasten haben die Mitarbeitenden zu jeder Zeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Informationen – sei es interne Informationsschreiben, Betriebsratsaushänge oder jegliche Personalpost wie etwa Lohnabrechnungen und Renteninformationen. Der bitkasten wird hier zum zentralen Mitarbeiterarchiv. Selbst bei einem Arbeitgeberwechsel bleibt er für den Nutzer bestehen.

„Die Idee ist, den gesamten Dokumentenaustausch ab dem Beginn des Rekrutierens eines neuen Mitarbeitenden bis zu dessen Rente zu digitalisieren. Hierdurch kann der erheblichen Verwaltungsaufwand für papiergebundene Prozesse und für alle zu signierenden Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsverträge und Vertragsänderungen reduziert werden.“ Iris Hagemann betont weiter „Die Digitalisierung von Onboarding-Prozessen ist für viele Unternehmen ein Unterscheidungsmerkmal beim Rekrutieren neuer Talente und wird daher immer wichtiger.“

Use Case: MOXIS-Anwender

Unternehmen, die bereits mit MOXIS arbeiten, können durch die Integration des bitkasten in kürzester Zeit sichere Kommunikationswege für alle elektronisch signierten Dokumente etablieren und für den Endnutzer eine lebenslang verfügbare Archivablage bereitstellen. Mit der Archivfunktion werden die Backoffice-Bereiche entlastet, da weniger Dokumentenkopien von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitern angefordert werden. „Unsere Anwender erhalten mit dem bitkasten eine zentrale Plattform, die alle Prozesse – von der Signatur bis hin zum sicheren Versand – miteinander verbindet“. erklärt Iris Hagemann.

Use Case: Endkunden

Das veränderte Kommunikationsverhalten, der weiter steigende Einsatz digitaler Technologien und das ortsunabhängige Arbeiten bedingt eine Anpassung der klassischen Briefkommunikation. Dabei sind eine einfache Handhabung und zentraler Zugriff das A und O. Durch die Nutzung des bitkasten mit dem persönlichen Dokumentenarchivs haben Empfänger alle wichtigen Dokumente immer bei sich. Und dank der Suchfunktion bzw. das Erstellen einer eigenen Orderstruktur hat selbst das lange Suchen in Papierstapeln ein Ende. „Das richtige und lesbare Ausfüllen von Formularen und Anträgen ist nicht immer ganz einfach. Ausfüllhinweise sind da sehr hilfreich. Sie navigieren durch das Formular und es werden keine Pflichtfelder vergessen.“ sagt Hagemann. „Alle Informationen sind lesbar und können direkt weiterverarbeitet werden. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit, führt zu einer schnelleren Bearbeitung und damit zur Zufriedenheit auf beiden Seiten.“

Christoph Schomberg, Senior Editor bei XiTrust

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