Mit Sicherheit extern signieren

Mit Sicherheit extern signieren
28 Okt 2020

Touchless Signing mit MOXIS

Unternehmen, die die elektronische Signatur für interne Prozesse nutzen, stehen bei Signaturprozessen mit externen Personen immer wieder vor der Herausforderung, diese auch unter strikter Einhaltung ihrer Sicherheitsregelungen und Data-Governance-Auflagen in ihre Workflows zu integrieren. Die MOXIS-Instanz MEQA (MOXIS External Quick Sign Application) reagiert auf diesen Bedarf: Ausschließlich die betreffenden Dokumente verlassen das Unternehmen zum Unterschreiben, die externen Unterschreiber haben jedoch keinen Zugriff auf das MOXIS des Unternehmens.
„Wir haben mit MEQA auf die Sicherheitsanforderungen vieler unserer Kunden reagiert, die täglich Dokumente mit Kunden oder Partnern austauschen“, sagt Andreas Koller, CEO XiTrust Germany. „Die signaturpflichtige Person braucht für ihre externe Unterschrift keinen eigenen MOXIS-Account, kann jedoch durch eine Einladung per E-Mail über einen Link das Dokument ansehen und es rechtsgültig unterzeichnen.“ Die Vielseitigkeit von MOXIS steckt auch in MEQA, denn optional ist es ebenso möglich, direkt am Point of Sale zu signieren.

Eigene Plattform

Die Instanz MEQA steht für eine eigene Software-Plattform, deren Architektur von MOXIS getrennt ist. Der Zugriff auf das unternehmensinterne System ist dafür nicht mehr notwendig, Signaturen in allen Qualitäten von der qualifizierten elektronischen Signatur bis zur einfachen Freigabe werden von MEQA unterstützt: Externe qualifizierte elektronische Signaturen (QES) werden dabei im PIN-TAN-Verfahren geleistet. Konform zur eIDAS-Verordnung der EU können elektronische Signaturen in der Qualität handschriftlicher Unterschriften geleistet werden. Doch nicht immer ist die rechtlich höchste Form der elektronischen Signatur nötig. Dafür ermöglicht MEQA die externe Freigabe mit einem Siegel (SES). Dies kann man sich wie einen digitalen Firmenstempel vorstellen, welcher ermöglicht, dass Dokumente als authentisch angesehen werden dürfen. Datenintegrität und -authentizität bleiben in beiden Varianten jederzeit gewahrt.
Das Verfahren ist so einfach wie möglich gehalten. Im ersten Schritt legt der Auftraggeber die Aufforderung zur Signatur in MOXIS an. Dazu werden zunächst die Entscheidungsebenen definiert, also wer in welcher Reihenfolge und welcher Signaturqualität unterschreibt. Nach dem Anbringen der Platzhalter wird der Auftrag schließlich gesendet. Im zweiten Schritt erhält der externe Unterschreiber eine Einladung per Mail mit einem Link. Einer externen Signatur steht nun nichts mehr im Wege.

Alle externen Signatur-Szenarios

Die Unterschrift am Point of Sale berücksichtigt in MEQA zudem die Anforderungen im Endkundengeschäft, wo die handschriftliche Signatur zunehmend durch die elektronische abgelöst wird. „Unterschreiber sind in dieser Variante unabhängig vom Endgerät und benötigen kein Signaturpad“, erläutert Andreas Koller. Möglich wird dies durch einen QR-Code, der direkt in MOXIS aufgerufen wird: Beim Scannen öffnet sich MEQA am gewünschten Endgerät. Das kann ein Tablet sein oder ein Smartphone. (Touchless Signing) Koller: „MEQA macht MOXIS zum umfassenden Tool für alle externen Signatur-Szenarios.“


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