Mehr Balance durch Technologie

Mehr Balance durch Technologie
18 Dez 2018

Die digitale Transformation ist die größte technologische Herausforderung, der sich Unternehmen gegenwärtig stellen müssen. Gemeint ist die Ablösung ehemals analoger Prozesse durch digitalisierte Lösungen. Die Umstellung von handschriftlichen Signaturen auf elektronische wird dabei oft als letzte Innovationslücke bezeichnet. Aber wie beurteilen hochqualifizierte Angestellte diesen Trend? Wie schätzen sie die Entwicklung ein, welche Anforderungen stellen moderne Arbeitsplätze an Digitalität? Eine aktuelle Studie belegt: Die Akzeptanz ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen, einzelne Themen werden von UnternehmensmitarbeiterInnen als explizit positiv beurteilt. Dazu gehört die elektronische Signatur.

Am Anfang steht natürlich immer die Frage nach dem Benefit. Was bringt mir denn eigentlich die Digitalisierung einzelner Arbeitsschritte, die bisher doch analog erledigt werden konnten? Viele deren Arbeitsplatz betroffen ist, hegten in der Vergangenheit gegenüber IT-Innovationen zunächst Skepsis. Aber stimmt das noch? Das Unternehmen Adobe wollte es daher genauer wissen und gab eine Studie zur Akzeptanz und Nutzung digitaler Lösungen in Auftrag.


Studie bestätigt die wachsende Bedeutung der E-Signatur

Befragt wurden unter dem Studientitel „Digital Workplace“ mehr als 1.000 mittlere und leitende Angestellte von Unternehmen aus allen Branchen, „Wissensarbeiter“, bei denen administrative Tätigkeiten einen großen Raum einnehmen. Wobei unter den administrativen Jobs das Drucken und Versenden von Dokumenten eine Spitzenposition einnimmt. Zentrales Ergebnis von „Digital Workplace“: Technologie wird als Effizienztreiber bei administrativen Bürotätigkeiten wahrgenommen.

Die elektronische Signatur schneidet bei den Studienteilnehmern auffällig gut ab. Zwei Drittel der Befragten erhoffen sich von der Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren und auch anschließend digital weiterzuverarbeiten, effizienter und zeitsparender arbeiten zu können. Dies wird umso verständlicher vor dem Hintergrund, dass in einzelnen Branchen die Wissensarbeiter bis zu 25 Wochenstunden für administrative Tätigkeiten aufbringen. Ähnlich gute Beurteilungen erzielt die sichere digitale Dokumentenablage. Spannend an diesen Werten ist auch die wachsende Akzeptanz: Noch vor zwei Jahren hat ein Viertel weniger explizit die elektronische Signatur in diesem Kontext genannt.


Elektronische Signatur bei Banken und Versicherungen gefragt

Besonderes Augenmerk gilt in der Studie „Digital Workplace“ administrativen Tätigkeiten, die je nach Branche aufgeschlüsselt wurden. Danach wird das Potenzial der elektronischen Signatur besonders im Banken- und Finanzsektor, sowie bei Versicherungen hoch eingeschätzt. Überall dort, wo rechtsverbindliche Signaturen gefragt sind, schneidet die elektronische Signatur überdurchschnittlich gut ab. Ähnliches gilt für mobiles Dokumentenmanagement, wo Versicherungen und der IT-Sektor die stärksten Akzeptanzwerte aufweisen. Tracking-Funktionen, die das Auffinden von Dokumenten erleichtern, werden ebenfalls im Banken- und Versicherungssektor als signifikante Erleichterung beurteilt.

Doch es geht bei der Bewertung neuer Technologien wie der elektronischen Signatur und ihrer anverwandten Themen im Dokumentenmanagement, um weit mehr als Zeitersparnis, Effizienz und Schnelligkeit. Fast die Hälfte aller Studienteilnehmer bestätigt, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben ihre Work-Life-Balance erheblich verbessert hat. Die Kombination von Arbeit, Freizeit und Familienleben spielt im postindustriellen Zeitalter eine immer wichtigere Rolle für Zufriedenheit, Gesundheit und Produktivität. Nur wenn sich Arbeit und Leben in Balance befinden, macht die Arbeit mehr Spaß, wir werden effektiver – und gleichzeitig glücklicher. Einen kleinen Beitrag dazu liefert die elektronische Signatur.