Jahresabschluss in Polen: So wird’s gemacht

Jahresabschluss in Polen: So wird’s gemacht
21 Nov 2019

Seit dem 1. Oktober 2018 wird in Polen die Einreichung des Jahresabschlusses für Unternehmen zwingend in elektronischer Form verlangt – davon betroffen sind auch ausländische Firmen, die eine Niederlassung in Polen unterhalten. Dabei muss das Dokument im XML-Format vorliegen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Standard XAdES versehen sein. Was in der Theorie relativ banal klingt, ist in der Praxis gar nicht so einfach umzusetzen. Alles was Sie dazu wissen müssen und wie Sie diese Anforderung erfüllen können, erfahren Sie hier.

Elektronischer Jahresabschluss – Wer ist betroffen?

Kurz gesagt: Alle Unternehmen, die im polnischen Handelsregister, dem Landesgerichtsregister KRS (polnisch: Krajowy Rejestr Sądowy) eingetragen sind, sofern sie nicht aus irgendeinem relevanten Grund von der Verpflichtung des Einreichens eines Jahresabschlusses ausgenommen sind. Dabei ist es unerheblich, ob es sich dabei um ein polnisches Unternehmen oder um ein ausländisches Unternehmen mit Zweigniederlassung in Polen handelt. Letzteres betrifft immerhin rund 150 Firmen mit Hauptsitz in Österreich.

Die dafür maßgebliche Gesetzesänderung ist seit 15. März 2018 in Kraft und – nach einer mehrmonatigen Übergangsfrist – seit 1. Oktober 2018 verpflichtend umzusetzen.


Elektronischer Jahresabschluss – Was wird benötigt?

Zur korrekten Einreichung des Jahresabschlusses in elektronischer Form in Polen sind einige Punkte zu beachten. Hier ein kurzer Überblick über das Vorgehen:

  • Der Jahresabschluss muss mit einer festgelegten, logischen Struktur – also im XML-Format – erstellt werden. Die Abkürzung XML steht für „Extensible Markup Language“ und beschreibt ein Dateiformat zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten, welche in dieser Form plattformunabhängig zwischen Computersystemen ausgetauscht werden können. Klingt kompliziert, ist es aber nicht: XML-Dateien können mühelos aus gängiger Bilanzierungssoftware oder auch aus Programmen wie MS Excel generiert werden.
  • Der Jahresabschluss bzw. der Inhalt dieser XML-Datei muss zwingend in polnischer Sprache vorliegen, zweisprachige Fassungen sind als Originaldokument nicht zulässig. Eine Übersetzung des Berichts kann jedoch als separate Datei abgegeben werden.
  • Die XML-Datei muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Dieser Punkt kann sich in der Praxis als problematisch herausstellen – mehr dazu im Abschnitt „Wie kann der Jahresabschluss signiert werden?“
  • Der Jahresabschluss und alle weiteren erforderlichen Dokumente müssen über das polnische eKRS-Portal eingereicht werden (hier der Link zum Portal). Die Registrierung bei diesem Portal erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort sowie anschließender Authentisierung mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder über das ePUAP-Profil (mehr dazu mehr dazu im Abschnitt „Wie kann der Jahresabschluss signiert werden?“). Die registrierte Person muss zum Einreichen der Dokumente außerdem über eine sogenannte PESEL-Nummer verfügen (PESEL steht für Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności, deutsch: Universelles elektronisches System zur Erfassung der Bevölkerung).

Die PESEL-Nummer erhalten ausländische Personen bei Anmeldung eines Aufenthalts in Polen von über 30 Tagen automatisch, ansonsten muss sie beantragt werden.


Wie kann der Jahresabschluss signiert werden?

Diese Frage birgt die große Problematik bei der elektronischen Einreichung des Jahresabschlusses in Polen. Grundsätzlich werden dafür zwei Möglichkeiten angeführt:

  • Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur
  • Authentisierung über das Vertrauensprofil ePUAP (ePUAP steht für Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, deutsch: Elektronische Plattform für öffentliche Verwaltungsdienste)

Die zweite Möglichkeit stellt eine administrative Hürde dar, die fallweise nicht zu überwinden ist. Während die zwingend benötigte PESEL-Nummer auch von AusländerInnen ohne ständigen Aufenthalt in Polen beantragt werden kann, muss das ePUAP-Profil initial authentisiert werden – und zwar bei einem polnischen Gemeindeamt, beim Finanzamt oder über das Online-Banking ausgewählter polnischer Banken. Das ist in der Praxis ohne Wohnsitz in Polen jedoch kaum zu bewerkstelligen.

Bleibt also noch die Variante der Unterschrift per qualifizierter elektronischer Signatur. Hier ist das Problem eher technischer Natur: Das Anbringen eines entsprechenden Zertifikates auf einem XML-Dokument ist nämlich nicht ganz so einfach zu realisieren. Bis dato gab es dazu nur die umständliche Möglichkeit, mit eigens dazu ausgelegten Signaturkarten zu arbeiten.


Elektronischer Jahresabschluss in Polen – Lösung

Die Gesetzesänderung bezüglich Einreichung von Jahresabschlüssen in Polen hat auch einige XiTrust-Kunden, die eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft in Polen unterhalten, vor eine Herausforderung gestellt. XiTrust hat deshalb ein Webservice entwickelt, mit dem XML-Dokumente mit der qualifizierten Fernsignatur, also via Handy-Signatur bzw. xIDENTITY zu unterschreiben sind. Somit können Kunden von XiTrust die entscheidende Anforderung an den elektronischen Jahresabschluss in Polen ohne größere Umstände erfüllen.

Wenn auch Sie Interesse an der Nutzung dieses Webservices haben und Ihre Jahresabschlüsse für Polen per qualifizierter Fernsignatur unterschreiben möchten, kontaktieren Sie uns bitte – wir helfen Ihnen gerne weiter!


XML-DOKUMENTE PER FERNSIGNATUR UNTERSCHREIBEN


Detail am Rande: Einem Grundsatz der EU-weit gültigen eIDAS-Verordnung zufolge muss ein in einem Mitgliedsstaat der EU ausgestelltes qualifiziertes Zertifikat auch in allen anderen EU-Ländern anerkannt werden. Nach Rücksprache mit dem Außenwirtschaftscenter Polen der WKO wurde uns versichert, dass die verwendeten Zertifikate, die vom österreichischen Trust Center A-Trust ausgestellt werden, auf jeden Fall als gültig akzeptiert werden.


Weitere Informationen zum Thema (in polnischer Sprache) finden Sie hier.