Dokumente direkt im Workflow-System signieren

Mit den Produkten von XiTrust hält die elektronische Signatur Einzug in Ihre Workflow-Systeme: Das automatische Signieren und Verifizieren von Dokumenten integrieren Sie als Workflow-Schritte direkt in Ihre Systeme wie zum Beispiel SAP oder Microsoft Sharepoint.

XiTrust bindet sich einfach an Ihr bestehendes Workflow-System an. Von dort aus können Sie Ihre Abläufe um Dokumentensignaturen erweitern. Zum Beispiel können Sie mit den Signaturfunktionalitäten zukünftig Belege elektronisch abzeichnen, Reiseabrechnungen freigeben, Verträge unterschreiben oder Protokolle gegenzeichnen.

 

  • Die digitale Signatur gewährleistet die rechtlich geforderte Unveränderbarkeit und Authentizität der Dokumente in elektronischer Form.
  • Ein mit Effizienzeinbußen verbundenes Ausdrucken und Unterschreiben entfällt.
  • Freigaben und Unterschriften können direkt aus dem Workflow-System manuell oder automatisch erfolgen.

In Ihren SAP-Applikationen und anderen Workflowsystemen werden tagtäglich zahlreiche geschäftsrelevante Dokumente erzeugt, versandt und archiviert (Rechnungen, Lieferscheine, Lohnzettel, Bestellungen etc.).

XiTrust bietet im Rahmen seiner Lösungen die Möglichkeit die elektronische Signatur von Dokumenten direkt in Ihr SAP-System zu integrieren, etwa im Rahmen der Ablage eines Dokumentes, im IDOC-Eingang oder -Ausgang oder im Zuge von Screen-Exits.

In MS-Sharepoint erfolgt dies über die Webservice-Schnittstelle und einen SOAP-Aufruf. Mit der rechten Maustaste können dadurch Dokumente gesucht und über das Pull-Down Menü für die Signatur ausgewählt werden.

Mit dem XiTrust Business Server können Sie Papier manipulationssicher in elektronische Form bringen.

Einen großen Teil der Geschäftspost (Verträge, Korrespondenz, Rechnungen etc.) erhält man nach wie vor auf Papier. Papierdokumente sind jedoch ungeeignet für die Weiterverarbeitung im elektronischen Workflow-System. Die rechtlich notwendige Archivierung auf Papier benötigt zusätzlich viel Lagerplatz und erschwert eine gezielte Suche nach Dokumenten.

Bei Digitalisierung (Scannen) von Papierdokumenten (z.B. Posteingang) ist der Nachweis zu führen, dass die elektronische Abbildung des Papierdokuments dem Original entspricht. Dieser Nachweis kann durch Verwendung der elektronischen Signatur erbracht werden. Die elektronische Signatur verhindert eine unerkannte nachträgliche Manipulation der elektronischen Kopie.

XiTrust bietet automationsgestützte Lösungen für die elektronische Signatur, die sich optimal in typische Scan-Systeme für die Digitalisierung von Papierdokumenten integrieren lassen.

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