Dokumente revisionssicher archivieren

Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil zahlreicher elektronischer Geschäftsprozesse. Meist ist sie sogar rechtlich vorgeschrieben. Bislang wurde die Revisionssicherheit mittels teurer optischer Archivmedien und zusätzlicher organisatorischer Maßnahmen implementiert.
Eine kostengünstige Alternative bietet die elektronische Archiv-Signatur, ein speziell für die Langzeitarchivierung erweitertes Signaturformat.

Mit den Lösungen von XiTrust können Sie Ihr bestehendes Archiv um die revisionssichere elektronische Signatur einfach nachrüsten, unabhängig von den Speichermedien, die das Archiv verwendet.

 

Ihr Archiv benötigt für die Revisionssicherheit nur noch kostengünstige, konventionelle Speichermedien wie zum Beispiel Festplatten-Arrays.

Dokumentenformate werden auf Ihre Archivtauglichkeit geprüft, was bei der Archivierung von Verträgen, Krankengeschichten und anderen sensiblen Daten wesentlich erscheint.

Konvertierung von PDF- oder Office-Dokumenten zu PDF/A-Dokumenten, um eine Archivtauglichkeit zu erhalten.

Beim Abruf der archivierten Dokumente wird die Unversehrtheit der abgerufenen Dokumente automatisch geprüft.

Mit dem XITrust Business Server und dem Modulpacket Archiv-Signatur machen Sie Ihr bestehendes Archiv- oder Storage-System revisionssicher.

Für die Integration Ihres Archivs bieten wir Ihnen unterschiedliche Schnittstellen. Auch eine Direktintegration in Archive namhafter Hersteller ist möglich.

Ablauf bei der Archivierung:

  1. Die Dokumentenformate werden auf ihre Archivtauglichkeit geprüft.
  2. Gegebenenfalls wird daraus ein PDF/A-Dokument erzeugt. PDF/A ist derzeit der Industriestandard für die Archivierung von PDF-Dokumenten.
  3. Bevor ein Dokument an das Archiv übergeben wird, wird automatisiert eine Langzeitsignatur angebracht.

Mit dem XiTrust Business Server können Sie Papier manipulationssicher in elektronische Form bringen.

Einen großen Teil der Geschäftspost (Verträge, Korrespondenz, Rechnungen etc.) erhält man nach wie vor auf Papier. Papierdokumente sind jedoch ungeeignet für die Weiterverarbeitung im elektronischen Workflow-System. Die rechtlich notwendige Archivierung auf Papier benötigt zusätzlich viel Lagerplatz und erschwert eine gezielte Suche nach Dokumenten.

Bei Digitalisierung (Scannen) von Papierdokumenten (z.B. Posteingang) ist der Nachweis zu führen, dass die elektronische Abbildung des Papierdokuments dem Original entspricht. Dieser Nachweis kann durch Verwendung der elektronischen Signatur erbracht werden. Die elektronische Signatur verhindert eine unerkannte nachträgliche Manipulation der elektronischen Kopie.

XiTrust bietet automationsgestützte Lösungen für die elektronische Signatur, die sich optimal in typische Scan-Systeme für die Digitalisierung von Papierdokumenten integrieren lassen.

Her finden Sie weitere Referenzen und Referenzprojekte.