Elektronische Rechnung an den Bund ab 2014

Elektronische Rechnung an den Bund ab 2014
19 Dec 2013

Seit 1. Jänner 2013 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) der Papierrechnung gleichgestellt.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in elektronischem Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Das leistende Unternehmen darf eine Rechnung gemäß § 11 UStG auch elektronisch per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung an ein anderes Unternehmen übermitteln. Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt.
Damit eine E-Rechnung, im Sinne der Vorsteuerabzugsfähigkeit, als Rechnung anerkannt wird, müssen die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. Dies müssen Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts z.B. kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren) gewährleistet werden.

E-Rechnungen an Bundesdienststellen im strukturierten Format

Seit 1. Jänner 2013 ist die Übermittlung von elektronischen Rechnungen in strukturierter Form an den Bund freiwillig möglich. Mit 1. Jänner 2014 führt Österreich als zweites Land in Europa  die verpflichtende E-Rechnung an den Bund ein.
Dies bedeutet, dass  ab diesem Zeitpunkt Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an den Bund ausschließlich in strukturierter elektronischer Form eingebracht werden können.

Diese elektronischen Rechnungen in strukturierter Form unterscheiden sich wesentlich von der E-Rechnung an Unternehmen, da sie in einem speziellen technischen Format eingebracht werden müssen. Unter strukturierten Rechnungen sind Rechnungen in elektronischer Form in einem bestimmten Format zu verstehen. Im Falle der “e-Rechnung an den Bund” werden das Format ebInterface (www.ebinterface.at) und das PEPPOL-Format (www.peppol.eu) verwendet.
Bundesdienststellen akzeptieren ab dann weder Papierrechnungen noch Rechnungen im PDF-Format, da beides nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist. Nach Angaben der Wirtschaftskammer sind ca. 77.000 Unternehmen in Österreich als Lieferanten des Bundes erfasst.
Elektronische Rechnungen in strukturierter Form können über das Unternehmensserviceportal (USP) an Bundesdienststellen übermittelt werden. Dafür ist eine Registrierung im USP erforderlich. Diese Registrierung kann mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur erfolgen.

Einbringung der E-Rechnung an den Bund

Zur Einbringung einer elektronischen Rechnung an den Bund stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung

  • Formulareinbringung
  • Upload
  • Webservice

Formulareinbringung der elektronischen Rechnung

Es steht ein Formular zur Verfügung, in dem Unternehmen die Inhalte der Rechnung direkt erfassen können. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn Unternehmen keine Möglichkeit haben, in ihrem System eine E-Rechnung zu erzeugen oder nur vereinzelt Rechnungen an Dienststellen des Bundes legen. Nähere Informationen zur Formulareinbringung finden sich auf www.erb.gv.at.

Upload der E-Rechnung

Haben Unternehmen die Möglichkeit aus ihrem Fakturierungssystem strukturierte elektronische Rechnungen zu erzeugen, so können diese über den Upload-Bereich hochladen und so an eine Bundesdienststelle eingebracht werden. Damit die E-Rechnung vom System angenommen werden kann, muss sie dem “ebInterface“-Format (ebInterface 3.x, ebInterface 4.0, PEPPOL) entsprechen,  um so  den geforderten besonderen technischen und inhaltlichen Kriterien gerecht zu werden. Nähere Informationen zur Upload Einbringung finden sich auf www.erb.gv.at.

Übermittlung der elektronischen Rechnung mittels Webservice

Die Übertragung mittels Webservice ist dann sinnvoll, wenn oft eine große Anzahl an strukturierten Rechnungsdateien erzeugt und an Dienststellen des Bundes vorgelegt werden, sodass das manuelle Hochladen zu aufwändig wäre. Im Unternehmens-serviceportal  steht ein Webservice zur Einbringung von E-Rechnungen an den Bund zur Verfügung. Damit können Unternehmen in ihrem System eine E-Rechnungen erzeugen und samt Beilagen auf einfache Weise automatisiert direkt an den Bund übertragen. Für die Übermittlung muss die elektronische Rechnung in strukturierter Form im Format “ebInterface” erzeugt werden. Für die Nutzung des  Webservices ist ein eigener USP-Benutzer anzulegen. Die Zugangsdaten des USP-Benutzers sind beim ersten Aufruf des Webservices einmalig am Webservice zu hinterlegen.


Share it toShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *