Ab die Post! Das Einsparpotenzial mit der E-Signatur

Ab die Post! Das Einsparpotenzial mit der E-Signatur
18 Dez 2019

Kunden von XiTrust wollen natürlich wissen: Was genau spare ich durch die Einführung der elektronischen Signatur? Wie also löst die Signaturplattform MOXIS das Effizienzversprechen ein? Ist die angepeilte Ersparnis überhaupt messbar?

Die Antwort darauf geben nicht nur wir, sondern vor allem unsere Kunden. Messbare Effizienz bei elektronischen Signaturen zeigt sich besonders deutlich auf drei einzelnen Feldern:

1. Personalkosten und Arbeitszeiten
2. Kosten für papiergebundene Prozesse
3. Zeitersparnis durch Vermeidung von Medienbrüchen


1. Personalkosten

Wir haben deshalb zunächst einen unserer größten Kunden, einen global aufgestellten Personaldienstleister, gebeten, eine Beispielrechnung zu erstellen. Im Mittelpunkt stand hier der Effekt elektronischer Signaturen auf Personalkosten und Arbeitszeiten. Das Ergebnis hat selbst uns verblüfft!

Ausgangslage:

  • 50.000 Dokumente/Transaktionen pro Jahr
  • durchschn. 12 Minuten administrativer Zeitaufwand pro Dokument ohne E-Signatur
  • durchschn. 3 Minuten administrativer Zeitaufwand pro Dokument mit E-Signatur
  • 25 € Personalkosten pro Stunde

2. Kosten für papiergebundene Prozesse

Doch es geht um mehr als Personalkosten. Hier empfiehlt sich ein genauer Blick auf die tatsächlichen Kosten papiergebundener Verträge. Dann lautet die Frage nach der Ersparnis eher umgekehrt: Was kosten papiergebundene Signaturprozesse denn wirklich? Zumal die Sicherheit der Sendung zu gewährleisten ist?

Beispiel 1

Ein Vertrag mit 20 DIN-A4-Seiten wird als Großbrief in zweifacher Ausfertigung per einfachem Einschreiben verschickt.

Prozesskosten Beispiel 1

Beispiel 2

Ein Vertrag mit 20 DIN-A4-Seiten wird als Großbrief in zweifacher Ausfertigung als Einschreiben mit Rückschein und persönlicher Übergabe verschickt.

Prozesskosten Beispiel 2

Das Ergebnis: Die Range der Kosten für papiergebundene Prozesse reicht in diesem Beispiel von 17,50 Euro bis 36,90 Euro pro Vorgang! (Anmerkung: Tarife der Deutschen Post, Stand Dezember 2019)


3. Zeitersparnis durch Vermeidung von Medienbrüchen

Ein drittes Beispiel für die effektive Ersparnis zeigt die Effizienz der Lösung elektronische Signatur durch den Vergleich prozessgebundener Durchlaufzeiten. Anders formuliert: Was bringt die Eliminierung lästiger Medienbrüche konkret? Dazu ein Zitat eines unserer hochgeschätzten Kunden (die Success Story dazu finden Sie hier):


Thomas Gasteiger, GULP

Thomas Gasteiger

Projektmanagement, GULP – a Randstad company

Thomas Gasteiger im Video-Blog

„Einer unserer Freelancer hat seinen Sitz in Argentinien. Die durchschnittliche Laufzeit für Post dorthin beträgt 12-16 Werktage pro Richtung. Obwohl er sich etwas Zeit gelassen und den Vertrag erst nach einigen Tagen unterschrieben hat, wurde die Briefpost um Längen geschlagen!“


Auch wenn dieser Fall in der Praxis womöglich die Ausnahme darstellt, so zeigt sich doch das enorme Einsparpotenzial, das die E-Signatur in Bezug auf Durchlaufzeiten bietet. Prozesse, die im Schnitt mehrere Tage oder Wochen dauern, können so in wenigen Stunden oder sogar Minuten abgewickelt werden! Dies gilt nicht nicht nur für Prozesse, die den postalischen Versand von Dokumenten erfordern, sondern auch für unternehmensinterne Signaturprozesse, bei denen es immer wieder zu Verzögerungen kommt – beispielsweise aufgrund längerer Abwesenheiten von signaturpflichtigen Personen.


Möchten auch Sie die Signaturprozesse in Ihrem Unternehmen effizient und medienbruchfrei gestalten, und dabei Zeit und Kosten einsparen? Die elektronische Unterschriftenmappe MOXIS ist ihr Begleiter auf dem Weg dorthin – zahlreiche namhafte Kunden arbeiten bereits erfolgreich mit der Enterprise-Lösung für digitales Unterschreiben. Fordern Sie gleich eine kostenlose und unverbindliche Live-Demo mit einem unserer Experten an!

JETZT LIVE-DEMO ANFORDERN