Duale Zustellung: Sie haben die Wahl

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23 Feb 2016

Die derzeit beste Lösung beim Versand wichtiger Dokumente ist die Kombination aus medienbruchfreiem Dokumentenmanagement mit MOXIS und der elektronischen Zustellung digitaler Dokumente mit dem BriefButler von hpc Dual.

Es klingelt an der Tür. Der Postbote braucht eine Unterschrift für das Dokument, das er ausliefert. Niemand öffnet. Er hinterlegt im Briefkasten eine Benachrichtigung über die Abholung der Sendung im nächsten Postamt.

Diese Situation bedeutet für Postkunden immer einen unerfreulichen Umweg. Und das nicht nur, weil es seit Tagen regnet und das Parkraumangebot vor der Post eher so lala ist. Bei elektronischer Zustellung sind Widrigkeiten wie diese natürlich weitgehend auszuschließen.


Wahlmöglichkeit durch duale Zustellung

Bei elektronischer Zustellung spielt es vor allen Dingen keine Rolle, ob Sie daheim sind oder nicht, damit zum Beispiel die amtliche Bescheinigung Ihres Auslandsstudiums ebenso pünktlich wie nachweislich zugestellt werden kann.

Mit der dualen Zustellung haben die Empfänger die Wahl zwischen analoger Zustellung und elektronischer: Wer will, unterschreibt weiterhin persönlich den Rückschein beim Postboten oder auf der Postniederlassung. Wer das vermeiden möchte, entscheidet sich für die digitale Variante. Dazu braucht man eine digitale Identität. Mehr nicht.


Elektronische Zustellung ist sicherer, schneller und preiswerter

Die elektronische Zustellung wichtiger Dokumente ist sowohl für den Empfänger als auch für den Absender eine sichere Sache, die schneller geht und Portokosten spart. Am Anfang der Kette steht indessen immer die Entscheidung des Versenders, wie die Dokumente unterschrieben, gemanagt und archiviert werden.

Universitäten, Ämter und Behörden erstellen täglich tausende zu versendende Dokumente von hoher rechtlicher Relevanz und damit auch von hohen Ansprüchen an Datenschutz und Workflow: Bescheinigungen, Zahlungsbescheide, Gutachten und viele andere. Um hier den Überblick zu behalten, braucht es mehr als alphabetisch eingeordnete Aktenordner.


MOXIS unterstützt eZustellung perfekt

Universitäten haben dabei noch mit einem anderen Thema zu kämpfen. Nicht wenige Bescheide müssen persönlich abgeholt werden. Erfahrungsgemäß kann hier nicht mit einer hundertprozentigen Compliance der Abholer gerechnet werden. So stößt manches analoge Archiv schnell an seine Grenzen. Das beschreibt exemplarisch die Kostenseite analogen Dokumentenmanagements: wenig transparente Prozesse, Warteschleifen, ineffizienter Einsatz personeller Ressourcen.

Der gesamte Prozess von der Unterschrift eines Dokuments bis zur nachweislichen Zustellung kann medienbruch- frei dargestellt werden. MOXIS unterstützt die eZustellung perfekt. Modernes Dokumentenmanagement mit MOXIS bedeutet datensichere Prozesse, rechtsgültige eSignatur auch im Stapelverfahren und endlich eine Lösung für alle Archivierungsthemen.

Auch der Empfänger hat die Wahl zwischen einem medienbruchfreien, jederzeit transparenten Zustellungsprozess – oder aber es klingelt wieder an der Tür. Der Postbote braucht eine Unterschrift für das Dokument, das er ausliefert. Niemand öffnet. Er hinterlegt im Briefkasten eine Benachrichtigung…


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