Digital wird Original – KF-Uni-Signaturprojekt

Digital wird Original – KF-Uni-Signaturprojekt
26 Aug 2015

Mehr Zeit für Forschung und Lehre

Papier ist bekanntlich geduldig. Da machen die administrativen Abläufe einer der modernsten Universitäten Europas keine Ausnahme. Ob Antrag oder Anerkennungsbescheid – das Prozedere ist papierbasiert und von einem logistischen Aufwand geprägt, der Medienbrüche, Umwege über die Post und jede Menge Lauferei mit sich bringt: Die einzureichenden Unterlagen müssen in Papierform beigebracht werden und die ausgedruckten Bescheide werden handschriftlich unterzeichnet. Erst nach Vorlage des Studentenausweises kann der Bescheid bei der Koordinationsstelle abgeholt werden oder er wird als Einschreiben postalisch zugestellt.

Dieses etwas zeitraubende Verfahren soll schon bald vollständig abgelöst werden. In einem Projekt hat die Karl-Franzens-Universität gemeinsam mit XiTrust den Startschuss für eine Digitalisierung administrativer Prozesse gegeben. Den Anfang macht die Geisteswissenschaftliche Fakultät. Unter ihrem Dach sind Studienfächer wie Germanistik, Musikwissenschaft und Amerikanistik untergebracht.

Digital wird Original

Das Projekt nimmt den Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, der Prüfungsabteilung und den Studierenden Arbeit ab. Direkt über XiTrust MOXIS können alle anfallenden Bescheinigungen digital mittels Handy-Signatur unterzeichnet werden, einzeln oder im Stapelverfahren.

Neben der qualifizierten elektronischen Unterschrift ermöglicht XiTrust MOXIS, dass eine Amtssignatur am Bescheid angebracht wird und der Bescheid nachweislich elektronisch zugestellt wird. Dies erfolgt durch die automatisierte Übergabe der elektronischen Bescheide an einen elektronischen Zustelldienst.

Für die Universität ergeben sich durch XiTrust MOXIS erhebliche Kostenvorteile. Dies beginnt bei der Einsparung von Papier- und Druckkosten. Fehleranfällige und bremsende Medienbrüche können vollständig vermieden werden. Durch die Beschleunigung der administrativen Pflichtübungen und die Vereinfachung in der Zustellung von Dokumenten, kann der Einsatz von Personal wesentlich effizienter geplant werden. Denn für die Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, das Dekanat und die Prüfungsabteilung ebnet XiTrust MOXIS den Weg für schlankere Prozesse: Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit geleistet werden. Wenn es die Angelegenheit erfordert, auch parallel.

Die Lösung von XiTrust ermöglicht die rechtskonforme elektronische Unterschrift mit dem Komfort der Stapelsignatur sowie den rechtssicheren elektronischen Versand der Bescheide an die Studierenden. Alle Bescheide können nun als elektronische pdf-Dokumentation im Archivsystem der Uni Graz platzsparend und sicher aufbewahrt werden. Durch die Amtssignatur ist auch ein Ausdruck des Dokuments rechtsgültig. Eine umständliche und kostenintensive Archivierung von Papierdokumenten entfällt nun gänzlich.

Auch die Studierenden profitieren von XiTrust MOXIS. Der schnelle Prozessdurchlauf und die erhöhte Transparenz erleichtern das Studentenleben, amtssignierten Bescheide können jederzeit elektronisch vorlegt oder mehrfach ausgedruckt werden – die Signatur behält ihre Gültigkeit.

Seit dem Einsatz von XiTrust MOXIS befinden sich alle Dokumente an einem Platz. Für uns als Universität ergeben sich dadurch erhebliche Kostenvorteile durch die Einsparung von Personaleinsatz und Papier und auch eine Reduzierung von Medienbrüchen durch den Wegfall des Papierausdrucks. Außerdem wird den Vorsitzenden der Curricula- Kommissionen dadurch die Arbeit erheblich erleichtert, weil sie sich einen enorm großen administrativen Aufwand ersparen. (Dr. Kurt-Martin Lugger, Personalleiter)

Technische Details

XiTrust MOXIS – elektronische Unterschriftenmappe
Elektronisch, mobil und rechtskonform

XiTrust Business Server

  • Koppelung von XiTrust MOXIS an dokumentenerzeugende Systeme
  • Integration in Geschäftsprozesse
Karl-Franzens-Universität
Die Karl-Franzens-Universität zählt zu den größten und traditionsreichsten Hochschulen Österreichs. Mit mehr als 32.000 Studierenden und 4.100 MitarbeiterInnen prägt sie das pulsierende Leben der steirischen Landeshauptstadt Graz. Ihre geografische Lage begünstigt zudem den wissenschaftlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Austausch mit dem südöstlichen Europa. Als moderne Stätte der Wissenschaft führt die Karl-Franzens-Universität Spitzenforschung in zahlreichen internationalen Projekten und Kooperationen zusammen.

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